Apostille e Traduzioni asseverate (giurate) 

“Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero. Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano.”

Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita da un’altra formalità: l’apposizione dell’apostille (v. Ministero degli affari esteri).

L’apostille è stata quindi introdotta dalla Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 che ha eliminato l’obbligo della legalizzazione per gli atti pubblici stranieri di cui all’art. 1 della medesima (v. qui di seguito), stabilendo una procedura semplificata per la legalizzazione degli atti che devono essere utilizzati in Stati contraenti diversi dallo Stato contraente che li ha rilasciati. Oltre agli Stati membri dell’Unione europea, alla Convenzione hanno aderito anche numerosi Stati terzi, tra cui gli Stati Uniti d’America e nel 2016 il Brasile.

La Convenzione si applica agli atti pubblici, ossia:

(art. 1 Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961)
a) ai documenti emananti da un’autorità o da un funzionario sottoposto ad una giurisdizione dello Stato, compresi quelli che emanano dal Ministero pubblico, da un cancelliere o da un usciere di giustizia;

b) ai documenti amministrativi;

c) agli atti notarili;

d) alle dichiarazioni ufficiali, quali menzioni di registrazione, visti per data certa e certificati di firma, posti su un atto privato,

ad eccezione degli atti compilati dalle autorità diplomatiche e consolari.

A differenza della legalizzazione, per l’apposizione dell’apostille non è richiesto l’intervento dell’autorità consolare straniera dopo quello dell’autorità nazionale che l’appone, ma soltanto l’intervento di quest’ultima.

In Italia l’apostille viene apposta:
– per gli atti notarili, giudiziari e dello stato civile e per le traduzioni asseverate (giurate) dai Procuratori della Repubblica presso i Tribunali nella cui giurisdizione gli stessi atti sono formati;
– per gli altri atti amministrativi (es. firma del Sindaco) dal Prefetto territorialmente competente, eccetto che per la Valle d’Aosta (Presidente della Regione) e per le provincie di Trento e Bolzano (Commissario di Governo).

L’apostille persegue lo stesso obiettivo della legalizzazione, ma con una procedura semplificata e certifica:
– la veridicità della firma
– la qualità in cui ha agito il firmatario dell’atto e, se del caso,
– l’autenticità del sigillo o timbro di cui l’atto è munito (art. 3 Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961) ai fini della validità legale del documento
il quale, una volta munito dell’apostille, può essere immediatamente recepito nel territorio di tutti gli Stati della Convenzione senza necessità di ulteriore legalizzazione.

L’apostille non certifica nulla in merito alla validità ovvero all’efficacia dell’atto nello Stato d’origine.

Quadro normativo
Attualmente le formalità amministrative quali la legalizzazione e l’apostille dei documenti pubblici negli Stati membri dell’Unione europea rispondono ad un quadro normativo frammentario riconducibile a varie fonti quali le discipline nazionali (spesso molto diverse), le convenzioni internazionali multilaterali o bilaterali ratificate solo da alcuni Stati e non da altri, con conseguente mancanza di chiarezza e certezza giuridica in materia per il cittadino, cui risulta difficile capire quali regole o eventuali eccezioni sono applicabili alla propria situazione personale.

Per unificarne la formulazione ai fini di comprensibilità, chiarezza ed intelligibilità a prescindere dalla lingua e dai caratteri utilizzati, la Convenzione ha previsto che l’apostille:

– in quanto alla lingua, possa essere redatta nella lingua francese (lingua della Convenzione) o nella lingua ufficiale dell’autorità che l’ha rilasciata;

– in quanto alla sua intitolazione, debba sempre essere formulata in francese (art. 4 Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961) :

“Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”;

– in quanto al contenuto, debba essere esattamente conforme al modello allegato alla Convenzione (ogni riga deve essere numerata e riportare le parole di cui alla Convenzione).

Laddove un atto proveniente da uno Stato contraente sia provvisto di legalizzazione, quest’ultima renderà superflua l’apposizione dell’Apostille poiché la assorbe e la sostituisce.

L’Apostille può comportare dei costi: 
– molti Stati esigono il pagamento di una tassa che può considerevolmente variare da uno Stato all’altro (da 5 a 50 euro);
– in altri Stati è apposta gratuitamente.